Funktion Spesen im Infoniqa Center einrichten

Melden Sie sich als Administrator im Infoniqa Center an. Folgende Konfigurationen sind für die Einrichtung der Spesenfunktion vorzunehmen:

I. Stammdaten erfassen

Schritt 1: Stammdaten - Währungen

In den Stammdaten können Sie die Währungen auswählen, die Ihre Benutzer bei der Übermittlung von Belegen verwenden sollen. Somit können nur Spesen in den hier erfassten Währungen abgerechnet werden. Sie können auch mehrere Währungen eintragen, die dem Benutzer nachher als «Drop-Down» Menü für die Belegerfassung angezeigt werden (Bild 1).

Über die Schaltfläche ‚Neu‘ kann eine neue Währung hinzugefügt werden. Unter ‚Währung Default‘ kann ausgewählt werden, welche Währung standardmässig als Vorschlag bei der Erfassung ausgewählt sein soll.

Hinweis: Die Währungen im Spesen-Tool müssen denselben Code haben, wie die vorhandenen Währungen im ONE 200.

Bild 1a: Währungen 

Bild 1b: Währungen anlegen

Schritt 2: Stammdaten - Geschäftszweck

Als Geschäftszweck können Sie definieren, welche Auswahl an Gruppen für Belegzwecke ein Benutzer für die Einreichung von Belegen wählen kann. Zum Beispiel wäre die Gruppierung «Interne Ausgaben» und «Externe Ausgaben» möglich (Bild 2).

Bild 2: Geschäftszweck

Schritt 3: Stammdaten - Kategorien

Hier können Sie detaillierter festlegen, welchen Kategorien eine Spesen zugeordnet werden soll. Gängige Kategorien sind zum Beispiel:

Hinweis: Wenn Sie eine Kategorie eintragen, müssen Sie sicherstellen, dass jede Kategorie und der zugehörige Code den Kategorien im ONE 200 Kreditorenstamm entsprechen.

Beispiel: Die Kostenstelle kann im ONE 200 vom Aufwandskonto oder aus dem Kreditorenstamm bezogen, oder in der Maske unten angegeben werden (Bild 3).

Bild 3: Spesenkategorien im ONE 200.

Schritt 4: Organisation - Genehmiger

Im Bereich Organisation sind die einzelnen Teams/Kostenstellen mit den jeweiligen Vorgesetzten definiert. Hier können Sie festlegen, wer die Spesen im Infoniqa Center (web) genehmigen darf. 

Hier können Sie zum Beispiel Abteilungen anlegen und Benutzern (z.B. Manager/Führungskräfte) zuweisen. Es ist möglich zwei Benutzer je Organisationseinheit zu hinterlegen. Dies ermöglicht eine reibungslose Freigabe auch während Urlaubszeiten (Vertretungen). Es handelt sich hierbei um einen einstufigen Genehmigungsprozess (Bild 4).

Bild 4: Organisationsdaten für Genehmigungen

II. Benutzer erfassen

Jeder Benutzer wird manuell im Infoniqa Center angelegt mit der Benutzer-ID aus dem Kreditorenstamm und der entsprechenden Rolle (Bild 5):

• Spesen Benutzer = Benutzer kann Spesen einreichen
• Spesen Manager = Benutzer kann Spesen genehmigen.

Nachdem ein Benutzer angelegt sind, können Sie über die Schaltfläche ‘Einladen’ die Benutzer zur Nutzung der Spesenfunktion einladen. Die Benutzer erhalten dann eine Einladung zur Registrierung im Infoniqa Center (Anleitung).

Bild 5: Benutzer erfassen

Übersicht aller Rollen, die im Infoniqa Center verwaltet werden können: