Lohn und Gehalt mit Infoniqa ONE 200 verbinden

Highlights und Funktionen

A. Details

B. Voraussetzungen

C. Anleitung

D. Häufige Fragen

A. Details

Die Funktion ermöglicht das Abrufen der monatlichen Lohnabrechnungen als Pdf-Datei im Infoniqa Center (Web-Portal) und der Infoniqa App für dessen Empfänger (z. B. Mitarbeiter). Die Aktivierung der Funktion im ONE 200 erfolgt für das Infoniqa Center und die Infoniqa App zeitgleich. Daher wird im Folgenden nur noch das Infoniqa Center beschrieben.

Alle ONE 200 Kunden, die das Modul Finanz und Personal haben, können die Nutzung des Lohnabrechnungs-Service über die untenstehende Anleitung aktivieren. Kunden, die das Modul «Finanz» nicht nutzen, können das Infoniqa Center  bzw. Infoniqa App über ein Ticket an unser Customer Support Team aktivieren lassen.

B. Voraussetzungen

• Kunden: Alle ONE 200 Abo Kunden mit Modul Personal
• Produkt-Version: mindestens ONE 200 Version 2024.0 HF1 bzw. 2023.0 SP4 HF1

C. Anleitung

Schritt 1: Registrierung des Infoniqa Centers im ONE 200 Admin

Folgende Schritte sind von einem Administrator auf dem APP-Server durchzuführen:

• Gehen Sie in das Modul «Admin» des ONE 200.
• Im Navigationsbereich «Mandant» finden Sie das Register «Mandanten bearbeiten».
• Wählen Sie den Mandanten aus, für den das Infoniqa Center aktiviert werden soll. Klicken Sie dann auf den Button «Center-App registrieren».
• Nun öffnet sich ein Fenster zur Registrierung des Infoniqa Centers. Melden Sie sich mit Ihren Infoniqa Center Anmeldedaten (E-Mail-Adresse und Kennwort) an. Wenn Sie noch keine Log-in Daten besitzen, können Sie auf «Jetzt registrieren» in dem Anmeldefenster klicken und eine neue Registrierung vornehmen. Es ist auch möglich, die Log-in Daten des MyInfoniqa-Kundenportals zu verwenden.
• Klicken Sie auf «Center App lizenzieren».

Schritt 2: Mitarbeiter in das Infoniqa Center einladen / exportieren

Nun werden alle Mitarbeiter als Benutzer in das Infoniqa Center hinterlegt, damit sie ihr Benutzerkonto einrichten können und Zugriff erhalten:

• Gehen Sie dazu im ONE 200 Modul «Personal» auf das Register «Verwaltung» und den Button «Center App».
• Dort können Sie nun auf «Mitarbeiter exportieren» klicken. Sie haben die folgenden drei Möglichkeiten (bestimmte) Mitarbeiter für den Export in das Infoniqa Center auszuwählen
  • Auswahl: Bestimmte Mitarbeiter über das Symbol «Filter» auswählen
  • Personal-Nr.: Mitarbeiter nach ihrer Personalnummer auswählen
  • Organisationseinheit: Alle Mitarbeiter einer zugewiesenen Organisationseinheit auswählen
• Mit dem Button «Export» werden die Mitarbeiter in das Infoniqa Center hinterlegt.
• Die angelegten Mitarbeiter werden nun per E-Mail zum Infoniqa Center eingeladen und sind nach einer Anmeldung berechtigt, ihre eigenen  Lohnabrechnungen im Infoiniqa Center zu sehen. Über den Link der Einladungs-E-Mail muss sich ein Benutzer erstmalig für das Infoniqa Center registrieren. Eine Anleitung finden Sie hier.
• Sobald Sie nun den nächsten Lohnlauf vornehmen, können Sie die Pdf-Datei der Lohnabrechnungen in die Center App für alle Mitarbeiter auswählen und durch das Absenden in das Infoniqa Center hinterlegen.

Hinweis 1: Für eine reibungslose Aktivierung muss jede Organisation alle Benutzer über den nachfolgenden Prozess vorab informieren. Eine Vorlage für eine Anleitung haben wir in dem Beitrag Registrierung und Login (Infoniqa-ID) hinzugefügt.

Hinweis 2: Sie können zunächst alle Mitarbeiter in das Infoniqa Center aktivieren, indem Sie einen Export der Mitarbeiter vornehmen (gem. Beschreibung). Dies hat den Vorteil, dass Mitarbeiter direkt Zugriff auf die Center App bekommen, auch bevor die erstmalige Lohnabrechnung erstellt wird. Alternativ erfolgt die Vergabe des Zugriffs für Mitarbeiter mit dem Export der ersten Lohnabrechnung.

Bild 1: Export von Mitarbeiter in die Center App

Bild 2: Erstmalige E-Mail-Einladung zur Einrichtung eines Benutzerkontos in der Infoniqa Center App.

Schritt 3: Lohnabrechnungen an die Infoniqa Center App übermitteln

Damit Lohnabrechnungen von ihren Empfängern abgerufen werden können, muss ein monatlicher Versand nach der Erstellung der Lohnabrechnungs-Datei (pdf) an das Infoniqa Center / App erfolgen. Achten Sie dabei darauf, dass nach der Erstellung des Lohnlaufs der Druck-Dialog Lohnabrechnungen an E-Versand sendet (s. Bild 3).

• Gehen Sie dazu im Modul «Personal» auf den Tab «Lohnverarbeitung» und den Task «E-Postausgang».
• Wählen Sie nun die Lohnabrechnungen aus, die Sie in das Infoniqa Center / App exportieren möchten (z.B. nach Status oder Zeitraum der Erstellung).
• Selektieren Sie die Mitarbeiter, für die Sie eine Lohabrechnung exportieren möchten.
• Wählen Sie nun die Versandart «Center App» und den Button «Center App».
• Die Mitarbeiter erhalten eine automatische E-Mail mit einem Link zur Center App, um Ihre Lohnabrechnungen einzusehen.

Bild 3: E-Versand nach Lohnlauf

Bild 4: Export der Lohnabrechnungen in das Infoniqa Center

 Bild 5: E-Mail-Benachrichtigung bei neuer Lohnabrechnung an Mitarbeiter.

D. Häufige Fragen

1. Was kann ich tun, wenn die Verbindung zur Infoniqa Center ID nicht hergestellt werden kann (s. Bild 6 Fehlermeldung)?

Das Problem könnte damit verbunden sein, dass die Firewall nicht offen ist, d.h. die Firewall muss geöffnet werden. Melden Sie sich bei Ihrer IT und prüfen Sie die Firewall Ihres Unternehmens. Eventuell müssen die folgenden Ports oder Domains angepasst werden:

• *.infoniqa.com
• *.msftauthimages.net
• ajax.aspnetcdn.com
• und für Infoniqa Center:
• infoniqacloudservices.ch

Bild 6: Fehlermeldung

2. Ich bekomme bei dem Export der Mitarbeiter eine Fehlermeldung (s. Bild). Woran liegt das?

Die Voraussetzungen zur Nutzung der Funktion sind nicht erfüllt. Bitte prüfen Sie Ihre ONE 200 Version:

• mindestens ONE 200 Version 2024.0 HF1 bzw. 2023.0 SP4 HF1

3. Welche Funktionen stehen aktuell für ONE 200 Kunden im Infoniqa Center zur Verfügung?

Eine Übersicht aller Funktionen finden Sie hier.

4. Welche Berechtigung brauchen Mitarbeiter im Infoniqa Center, um die Lohnabrechnung abrufen zu können?

Die Zuweisung der Zugriffsberechtigung für Mitarbeiter in der Center App erfolgt automatisch nach den oben erfolgten Schritten. Sie müssen keine weiteren Aktionen durchführen, damit Mitarbeiter ihre eigene Lohnabrechnung einsehen und speichern können.