Suiteify One 50 - Wie führe ich einen Geschäftsjahreswechsel bei SQL-Mandanten im ONE 50 durch?

Ausgangslage

Sie möchten ein neues Geschäftsjahr eröffnen. Den Zeitpunkt, wann das neue Geschäftsjahr eröffnet werden soll, entscheiden Sie selbst.

Mit der Saldoübernahme können Sie die Saldi im neuen Jahr jederzeit aktualisieren.

Vorgehen

Öffnen Sie im Modul Rechnungswesen das Menü „Extras“ und wählen Sie die Funktion "Geschäftsjahreswechsel“ an.

Der Assistent wird nun gestartet.

Klicken Sie anschliessend auf „Weiter“.

Ein Dialog öffnet sich, in dem bereits der Pfad des neuen Mandanten vorgeschlagen wird. Der vorgegebene Pfad sowie der Mandantenname können aber mit Klick auf «…» jederzeit geändert werden. Es ist grundsätzlich sinnvoll, das Geschäftsjahr in die Bezeichnung einzuschliessen.

Klicken Sie auf „Weiter“.

Im folgenden Fenster haben Sie die Möglichkeit, einen Backup für SQL-Mandanten zu erstellen. Möchten Sie keine Sicherung erstellen oder erhalten Sie beim Sichern eine Fehlermeldung, so deaktivieren Sie die Checkbox „Datensicherung durchführen“.

Klicken Sie auf „Weiter“.

Im Fenster „Kontensalden übernehmen“ definieren Sie, welcher Wert bei den Bilanz-, Erfolgs- und Hilfskonten (damit sind Kostenstellen gemeint) als Eröffnungssaldo und Vorjahressaldo eingesetzt werden soll. Für den Standardfall sind die Kopierschalter bereits richtig eingestellt.

Als Eröffnungssaldo der Bilanzkonten wird der aktuelle Saldo der Konten aus dem alten Jahr übernommen. Die Erfolgskonten und Hilfskonten beginnen bei null. Bei sämtlichen Konten werden die Saldi des aktuellen Mandanten als Vorjahreswerte eingesetzt.

Klicken Sie auf „Weiter“.

Im nächsten Fenster können Sie mittels Aktivieren des Experten-Modus die Budgetdaten übernehmen.

Klicken Sie auf „Weiter“.

Im Fenster „Gewinn-/Verlustvortrag“ können Sie den Gewinn bzw. Verlust automatisch vortragen lassen, indem Sie ein entsprechendes Konto eingeben. Der aktuelle Erfolg wird automatisch zum Saldovortrag des angegebenen Kontos addiert.

Klicken Sie auf „Weiter“.

Im Fenster „Nummernkreise“ können Sie definieren, ob Sie die Nummernkreise zurücksetzen oder weiterlaufen lassen möchten.

Klicken Sie auf „Weiter“.

Im Fenster „Startwerte Nebenbücher“ können Sie bestimmen, welcher Startwert der OP- und PK-Nr. im neuen Jahr gelten soll.

Wenn dem so ist, belassen Sie die standardmässig aktivierten Checkboxen so. Dadurch werden im OP-Bereich die Nummern im neuen Geschäftsjahr um 1'000 Werte höher gesetzt als die zuletzt verwendete OP-Nummer im alten Jahr. Im PK-Bereich sind es 100 Werte höher. Dadurch vermeiden Sie, dass im alten und neuen Geschäftsjahr Buchungen auf die gleiche OP-Nummer aber auf unterschiedliche Personenkontos gebucht werden und so bei der Saldoübernahme nicht übertragen werden.

Klicken Sie auf „Weiter“.

Im Fenster „Einstellungen Hauptbuch“ können Sie auf „Weiter“ klicken.

Klicken Sie auf „Weiter“.

Im Fenster „Einstellungen Hauptbuch“ können Sie auf „Weiter“ klicken.

Wenn bei einem Konto die Checkbox «Nicht ins Folgejahr übernehmen» aktiviert ist, hat dies zur Folge, dass beim Geschäftsjahreswechsel im Schritt 9 «Einstellungen Hauptbuch» die Maske anders daherkommt, und zwar wie folgt:

Im unteren Bereich werden alle Konten aufgeführt, welche die oben erwähnte Checkbox aktiviert haben. Es kann gesteuert werden, wie mit diesen Konten beim Geschäftsjahreswechsel umgegangen werden soll.

Im Fenster „Einstellungen Nebenbücher“ können Sie diverse Einstellungen für die Nebenbücher vornehmen. Hier empfehlen wir Ihnen, beide Checkboxen aktiviert zu lassen.

Klicken Sie auf „Weiter“.

Im letzten Fenster «Start» erhalten Sie nochmals in Form eines Protokolls eine Zusammenstellung der zuvor eingestellten Punkte. Mit Klick auf Start, wird der Geschäftsjahreswechsel durchgeführt.