Datenschutz bei der Nutzung des Suiteify Chatbots und des Suiteify Voicebots

Diese Datenschutzinformation erläutert, wie personenbezogene Daten verarbeitet werden, wenn Sie den Suiteify-Kundenservice, das Help Center, den Chatbot, den Voicebot, Messaging, Kontaktformulare oder die direkte Ticketerstellung nutzen.

Sie ergänzt die allgemeine Datenschutzerklärung von Suiteify. Die allgemeine Datenschutzerklärung enthält insbesondere Informationen zur verantwortlichen Stelle, zum Datenschutzbeauftragten, zu Cookies auf der Website und zu weiteren Website-Diensten. Diese Datenschutzinformation beschreibt die zusätzlichen Verarbeitungsvorgänge bei Supportanfragen und bei der Nutzung des Chatbots oder Voicebots.

Je nach Verarbeitungsvorgang kann Suiteify als Verantwortlicher oder als Auftragsverarbeiter handeln. Die jeweilige Rolle wird in Abschnitt 3 erläutert.

Diese Datenschutzinformation gilt für die Kontaktaufnahme über folgende Kanäle:

• Help Center und Support-Portal

• Chatbot

• Voicebot

• Messaging

• Kontaktformular

• direkte Erstellung oder Ergänzung eines Supporttickets

• sonstige von Suiteify bereitgestellte digitale Supportkanäle

Sie gilt auch für personenbezogene Daten, die in Nachrichten, Screenshots, Tabellen, Dateien, Sprachäußerungen oder sonstigen Anlagen enthalten sind.

Für die interne Verarbeitung von Beschäftigtendaten gelten gesonderte interne Datenschutzregelungen.

Verantwortlicher:
Infoniqa Group Holding GmbH
Wolfgang-Brumme-Allee 3
71034 Böblingen
E-Mail: kontakt@infoniqa.com

Datenschutzbeauftragte Stelle:
heyData GmbH
Schützenstraße 5
10117 Berlin
E-Mail: datenschutz@heydata.eu

Suiteify handelt als Verantwortlicher, soweit Suiteify die Zwecke und Mittel der Verarbeitung selbst festlegt. Dies betrifft insbesondere die Bearbeitung eigener Kunden- und Interessentenanfragen, die Organisation des eigenen Kundenservice, die Bearbeitung von Vertrags- und Leistungsfragen, die technische Sicherstellung und Absicherung der Supportkanäle, die Erfüllung gesetzlicher Pflichten sowie die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Wenn Sie im Rahmen eines Supportfalls personenbezogene Daten Ihrer Kunden, Mitarbeiter oder sonstiger Dritter übermitteln, bestimmt grundsätzlich Ihr Unternehmen die Zwecke und Mittel der Verarbeitung. Ihr Unternehmen bleibt für die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung verantwortlich.

Soweit Suiteify diese Daten ausschließlich zur Bearbeitung Ihres Supportfalls und nach den dokumentierten Weisungen Ihres Unternehmens verarbeitet, handelt Suiteify als Auftragsverarbeiter. In diesem Fall gelten zusätzlich die vertraglichen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung zwischen Ihrem Unternehmen und Suiteify.

Wenn Suiteify Daten dagegen für eigene Zwecke verarbeitet, beispielsweise zur Bearbeitung der eigenen Kundenbeziehung, zur Vertragserfüllung, zur IT-Sicherheit oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, handelt Suiteify für diese Verarbeitung als eigener Verantwortlicher.

Bitte übermitteln Sie nur personenbezogene Daten, die für die Bearbeitung des konkreten Supportfalls erforderlich sind. Schwärzen oder anonymisieren Sie Daten Dritter, soweit diese für die Bearbeitung nicht benötigt werden.

Suiteify setzt im Kundenservice automatisierte Systeme und Funktionen mit künstlicher Intelligenz ein. Diese Systeme können Anfragen entgegennehmen, Inhalte analysieren, Antworten vorschlagen, Anliegen klassifizieren, Tickets erstellen oder aktualisieren und Informationen aus dem Help Center zur Beantwortung einer Frage heranziehen.

Wenn Sie mit dem Chatbot oder Voicebot kommunizieren, kommunizieren Sie zunächst mit einem automatisierten System. Sie können jederzeit eine menschliche Bearbeitung verlangen. Wenn der genutzte Supportkanal die unmittelbare Weiterleitung nicht unterstützt, können Sie Ihr Anliegen über das Help Center in Ihrem Profil über “Anfrage einreichen” eine Supportanfrage übermitteln.

Die eingesetzten Funktionen können insbesondere folgende Ergebnisse erzeugen:

• Transkription gesprochener Inhalte

• Zusammenfassung eines Gesprächs oder einer Nachricht

• Klassifizierung und Routing eines Supportanliegens

• Vorschläge für Antworten oder Help-Center-Artikel

• Verknüpfung mit einem bestehenden Supportticket

• Erstellung oder Aktualisierung eines Supporttickets

Die abschließende Bearbeitung komplexer, vertragsrelevanter oder rechtlich erheblicher Anliegen erfolgt durch einen menschlichen Support-Mitarbeiter. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder einer vergleichbar erheblichen Beeinträchtigung wird auf Grundlage dieser Supportfunktionen nicht getroffen.

Die automatisierten Funktionen dienen der Unterstützung des Kundenservice. Sie ersetzen keine verbindliche fachliche, rechtliche oder abrechnungsbezogene Prüfung.

Je nach Kontaktweg und Inhalt Ihrer Anfrage können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Kundennummer

• Unternehmens- und Vertragsdaten

• Angaben zum verwendeten Produkt, Modul oder Service

• Inhalte Ihrer Nachrichten und Supportanfragen

• Gesprächsinhalte des Voicebots

• Screenshots, Tabellen, Dokumente und sonstige Anlagen

• automatisch erzeugte Transkripte, Zusammenfassungen, Klassifizierungen und Routinginformationen

• erforderliche Daten aus früheren Supporttickets und Supportverläufen

• technische Daten wie IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem, Datum und Uhrzeit des Zugriffs

• Sitzungskennungen, Session-Tokens und technische Verbindungsdaten

• Daten zur Authentifizierung, soweit Sie ein Supportkonto nutzen

• gegebenenfalls Vertrags-, Produkt- und Stammdaten aus angebundenen Systemen

• bei Voicebot-Anrufen das zur Echtzeitverarbeitung übermittelte Audiosignal

• eine vollständige Audioaufzeichnung nur nach vorheriger ausdrücklicher Einwilligung und manuellem Start

Bitte übermitteln Sie keine Passwörter, PINs, vollständigen Zahlungsdaten, Kartenprüfnummern oder sonstige geheime Zugangsdaten im Chat, im Voicebot oder in ungeschützten Freitextfeldern.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten, insbesondere Gesundheitsdaten, Angaben zur Gewerkschaftszugehörigkeit oder religiösen Überzeugung, sollten Sie nur übermitteln, wenn dies für den konkreten Supportfall zwingend erforderlich ist. Soweit möglich, schwärzen oder anonymisieren Sie solche Angaben vorher.

Die Daten stammen insbesondere aus:

• Ihren direkten Eingaben im Chat, im Kontaktformular, im Messaging oder im Supportportal

• Ihrer Kommunikation mit dem Voicebot

• hochgeladenen Anlagen und Screenshots

• technischen Verbindungs- und Nutzungsdaten Ihres Endgeräts oder Browsers

• dem Help Center und der dort hinterlegten Wissensdatenbank

• einem bestehenden Zendesk-Ticket oder früheren Supportverläufen

• angebundenen CRM-, Kunden- oder Produktdatenbanken, soweit eine zulässige Zuordnung und ein erforderlicher Zugriff vorliegen

Bei der Kontaktaufnahme können Identifikationsmerkmale wie E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Kundennummer verwendet werden, um ein bestehendes Ticket oder die zugehörige Kundenbeziehung zu erkennen. Eine automatische Zuordnung erfolgt nur, wenn eine ausreichende technische und organisatorische Absicherung gegen Fehlzuordnungen besteht.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

• Entgegennahme, Bearbeitung und Beantwortung von Supportanfragen

• Erstellung, Aktualisierung und Verwaltung von Supporttickets

• Prüfung und Dokumentation von Produkt-, Vertrags- oder Servicefragen

• Weiterleitung und Zuordnung eines Anliegens an das zuständige Supportteam

• Bereitstellung passender Inhalte aus dem Help Center

• Echtzeitverarbeitung gesprochener Inhalte im Voicebot

• Erstellung von Transkripten und Zusammenfassungen zur Bearbeitung des Supportfalls

• Klassifizierung, Priorisierung und Routing von Supportanliegen

• Sicherstellung der technischen Funktion, Stabilität und Sicherheit der Supportkanäle

• Erkennung und Abwehr von Missbrauch, Angriffen und unberechtigten Zugriffen

• Vermeidung wiederholter Rückfragen durch die zulässige Nutzung vorhandener Support- und Vertragsinformationen

• Qualitätssicherung der Supportprozesse

• Schulung und fachliches Training von Support-Mitarbeitern auf Basis ausdrücklich freigegebener Audioaufzeichnungen

• Erfüllung gesetzlicher Pflichten

• Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen

Eine vollständige Audioaufzeichnung kann zu Zwecken der Qualitätssicherung, der Schulung und des fachlichen Trainings von Support-Mitarbeitern ausgewertet werden, wenn Sie vor Beginn der Aufzeichnung ausdrücklich eingewilligt haben.

Die Einwilligung in die Audioaufzeichnung umfasst nicht die Nutzung von Audioaufzeichnungen, Transkripten oder sonstigen Supportdaten zum Training allgemeiner oder anbietereigener KI-Modelle. Eine solche Nutzung findet für die hier beschriebenen Supportverarbeitungen nicht statt.

Die konkrete Rechtsgrundlage hängt vom jeweiligen Verarbeitungsvorgang, Ihrer Beziehung zu Suiteify und der datenschutzrechtlichen Rolle von Suiteify ab.

Für die Bearbeitung einer Supportanfrage und die Erfüllung eines Kundenvertrags kann Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage sein, soweit die Verarbeitung für die Vertragserfüllung erforderlich ist.

Für die Bearbeitung sonstiger Anfragen, die Organisation des Kundenservice, die technische Sicherheit, die Missbrauchsverhinderung und die Verbesserung der Supportprozesse kann Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage sein. Grundlage ist dann unser berechtigtes Interesse an einem sicheren, funktionierenden und leistungsfähigen Kundenservice, sofern keine überwiegenden Interessen oder Grundrechte der betroffenen Person entgegenstehen.

Für die Erfüllung gesetzlicher Pflichten gilt Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Für die Speicherung und Auswertung einer vollständigen Audioaufzeichnung zu Zwecken der Qualitätssicherung, der Schulung und des fachlichen Trainings von Support-Mitarbeitern ist eine vorherige ausdrückliche Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO erforderlich.

Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten erfolgt nur, wenn dies für den konkreten Vorgang erforderlich ist und zusätzlich eine geeignete Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO vorliegt. Bitte übermitteln Sie solche Daten nur, wenn dies zwingend erforderlich ist.

Die Verarbeitung des Audiosignals zur technischen Echtzeitkommunikation mit dem Voicebot ist von der dauerhaften Speicherung einer vollständigen Audioaufzeichnung zu unterscheiden. Die Echtzeitverarbeitung und die Speicherung des daraus erzeugten Transkripts können daher unabhängig von der dauerhaften Audioaufzeichnung erfolgen. Für beide Verarbeitungsvorgänge gelten die jeweils einschlägigen Rechtsgrundlagen und Schutzmaßnahmen.

Der Voicebot verarbeitet Ihre gesprochenen Worte in Echtzeit, um Ihr Anliegen zu erkennen, Antworten zu erzeugen oder die Anfrage an ein zuständiges Supportteam weiterzuleiten. Ohne diese Verarbeitung kann der Voicebot nicht auf das Gesprochene reagieren.

Jeder Voicebot-Anruf erzeugt oder aktualisiert ein Supportticket. Im Ticket können insbesondere folgende Informationen gespeichert werden:

• ein automatisch erzeugtes Transkript

• eine automatisch erzeugte Zusammenfassung

• eine Klassifizierung oder Routinginformation

• ein Link zur zugehörigen KI-Konversation

Das Transkript der Voicebot-Strecke entsteht unabhängig davon, ob eine vollständige Audioaufzeichnung dauerhaft gespeichert wird.

Eine vollständige Audioaufzeichnung wird nur gestartet, wenn Sie vor Beginn der Aufzeichnung über den Zweck und die geplante Nutzung informiert wurden, ausdrücklich eingewilligt haben und die Aufzeichnung manuell gestartet wird.

Die Audioaufzeichnung wird in Zendesk Talk erzeugt und ausschließlich am zugehörigen Zendesk-Ticket gespeichert. Ein zusätzlicher Speicherort außerhalb von Zendesk ist nicht vorgesehen.

Die Audioaufzeichnung kann anschließend zur Qualitätssicherung, zur Schulung und zum fachlichen Training von Support-Mitarbeitern ausgewertet werden. Eine Verwendung zum Training allgemeiner oder anbietereigener KI-Modelle findet nicht statt.

Wenn Sie der Audioaufzeichnung nicht zustimmen, wird keine vollständige Audiodatei dauerhaft gespeichert. Die technische Echtzeitverarbeitung des Audiosignals und die Erstellung eines Transkripts für die Bearbeitung des Voicebot-Anrufs können davon unabhängig weiterhin stattfinden.

Wenn Sie weder eine Audioaufzeichnung noch eine Verarbeitung über den Voicebot wünschen, können Sie Ihr Anliegen über das Help Center in Ihrem Profil über “Anfrage einreichen” eine Supportanfrage übermitteln.

Sie können eine erteilte Einwilligung in die Audioaufzeichnung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf kann jederzeit über den Support über das Help Center in Ihrem Profil über “Anfrage einreichen” eine Supportanfrage übermittelt werden.

Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Eingang des Widerrufs bleibt unberührt. Eine bereits gespeicherte Audioaufzeichnung wird nach Eingang des Widerrufs gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder vorrangigen Gründe für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen entgegenstehen.

Bei bestimmten agentenseitigen KI-Funktionen, insbesondere Live Suggestions, Copilot, Transkription, Ticketzusammenfassung oder Voice QA, kann eine Verarbeitung von Gesprächsinhalten erforderlich sein. Ob und in welchem Umfang diese Funktionen eingesetzt werden, richtet sich nach der Konfiguration des Supportsystems und den internen Berechtigungen.

Für Ticketverwaltung, Help Center, Chatbot-, Voicebot- und KI-Funktionen nutzen wir Zendesk, Inc., 1019 Market Street, San Francisco, CA 94103, USA. Für europäische Nutzer kann die Leistungserbringung über Zendesk International Ltd., Dublin, Irland, erfolgen.

Zendesk verarbeitet Daten als Auftragsverarbeiter beziehungsweise als technischer Dienstleister im Rahmen der zwischen Suiteify und Zendesk geltenden vertraglichen Vereinbarungen.

Zendesk verwendet für bestimmte KI-Funktionen eine Multi-LLM-Architektur. Je nach Funktion können unterschiedliche Modell- oder Infrastrukturkomponenten eingesetzt werden. Zendesk ist für Suiteify der vertragliche Ansprechpartner. Die jeweils relevanten Unterauftragsverarbeiter ergeben sich aus der aktuellen Zendesk-Dokumentation, dem geltenden Data Processing Agreement und der aktuellen Subprozessorenliste.

Die eingesetzten Funktionen und Unterauftragsverarbeiter können sich durch Produktänderungen oder Konfigurationsänderungen ändern. Wir prüfen deshalb regelmäßig, ob die für die Suiteify-Konfiguration relevanten Anbieter, Funktionen und Verarbeitungsorte noch korrekt dokumentiert sind.

Weitere Informationen:

• Generative AI at Zendesk

• Zendesk AI Data Use Information

• Zendesk Sub-processor Policy

• Zendesk Data Processing Agreement

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten kann im Europäischen Wirtschaftsraum sowie in den USA oder anderen Drittländern stattfinden. Die konkrete Verarbeitungsregion hängt von der Zendesk-Konfiguration, der verwendeten Funktion und den jeweils eingesetzten Unterauftragsverarbeitern ab.

Das Zendesk Data Center Location Add-on kann die Region für bestimmte Kernfunktionen festlegen. Es deckt nicht zwingend alle Funktionen ab. Auch bei einer ausgewählten Datenregion können einzelne Verarbeitungen zur Leistungserbringung durch Zendesk-Gesellschaften oder autorisierte Dienstleister außerhalb dieser Region erfolgen.

Bestimmte KI-Funktionen können je nach Produkt, Vertrag und Konfiguration auf Infrastrukturstandorten in den USA oder Europa verarbeitet werden. Die konkrete Region der bei Suiteify eingesetzten Bot-Funktionen richtet sich nach der jeweils aktivierten Zendesk-Funktion und der dazugehörigen Konfiguration.

Soweit personenbezogene Daten in Drittländer übermittelt werden, erfolgt dies nur unter Einhaltung der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO. Als Transfermechanismen kommen je nach Empfänger und konkreter Verarbeitung insbesondere ein Angemessenheitsbeschluss, das EU-U.S. Data Privacy Framework, Standardvertragsklauseln oder genehmigte Binding Corporate Rules in Betracht.

Welcher Transfermechanismus für welchen Empfänger gilt, ergibt sich aus den aktuellen vertraglichen Unterlagen, dem Data Processing Agreement und der Subprozessorenliste. Eine pauschale Zusage, dass sämtliche Verarbeitungen ausschließlich innerhalb der Europäischen Union stattfinden, wird nicht gegeben.

Für die technische Bereitstellung des Help Centers und des Chat- oder Messaging-Widgets können Cookies, Local-Storage-Einträge und vergleichbare Speichertechnologien eingesetzt werden.

Diese Technologien können insbesondere erforderlich sein für:

• Aufbau und Aufrechterhaltung einer Supportsession

• Speicherung des Widget-Status

• Authentifizierung und Zugriff auf das Supportportal

• technische Sicherheit und Missbrauchsverhinderung

• Wiederaufnahme einer unterbrochenen Kommunikation

Für jede tatsächlich eingesetzte Technologie werden Anbieter, Bezeichnung, Zweck, Laufzeit, Rechtsgrundlage und gegebenenfalls der Einwilligungsmechanismus in der allgemeinen Datenschutzerklärung beziehungsweise in den dort verlinkten Cookie-Informationen beschrieben.

Nicht erforderliche Speichertechnologien werden erst nach wirksamer Einwilligung geladen. Sie können eine erteilte Einwilligung über die verfügbaren Cookie-Einstellungen ändern oder widerrufen.

Empfänger personenbezogener Daten können sein:

• berechtigte Mitarbeiter aus Support, Customer Services und Operations

• speziell freigegebene Rollen für Qualitätssicherung, Schulung und fachliches Training

• Zendesk als technischer Dienstleister und Auftragsverarbeiter

• von Zendesk eingesetzte Unterauftragsverarbeiter, soweit dies für die aktivierten Funktionen erforderlich ist

• interne Fachbereiche, soweit dies zur Bearbeitung des konkreten Supportanliegens erforderlich ist

• Behörden, Gerichte, Berater oder sonstige Empfänger, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist

Der Zugriff auf vollständige Audioaufzeichnungen, Transkripte und Ticketinhalte wird auf berechtigte Rollen nach dem Need-to-know-Prinzip beschränkt. Berechtigungen werden über ein dokumentiertes Rollen- und Berechtigungskonzept vergeben und regelmäßig überprüft.

Ein allgemeiner Zugriff aller Mitarbeiter von Suiteify auf vollständige Audioaufzeichnungen, Transkripte oder Ticketinhalte findet nicht statt.

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder Gründe für eine weitere Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen entgegenstehen.

• Audioaufzeichnungen: Audioaufzeichnungen, die nach vorheriger ausdrücklicher Einwilligung zu Zwecken der Qualitätssicherung, der Schulung oder des fachlichen Trainings gespeichert werden, werden spätestens 90 Tage nach der Aufzeichnung gelöscht. Eine frühere Löschung erfolgt, sobald der konkrete Auswertungs-, Schulungs- oder Trainingszweck erfüllt ist.

• Widerruf: Wird die Einwilligung widerrufen, wird die betreffende Audioaufzeichnung unverzüglich gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder vorrangigen Gründe entgegenstehen.

• Transkripte und Zusammenfassungen: Sie werden grundsätzlich zusammen mit dem zugehörigen Supportticket gespeichert. Für sie gilt regelmäßig dieselbe Aufbewahrungsfrist wie für das Supportticket: drei Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Ticket endgültig geschlossen wurde.

• Chatverläufe ohne Supportticket: Sie werden 90 Tage nach dem letzten Kontakt gelöscht, sofern keine längere Speicherung zur Bearbeitung eines offenen Vorgangs, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Rechtsverteidigung erforderlich ist.

• Supporttickets: Sie werden grundsätzlich drei Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres gelöscht, in dem das Ticket endgültig geschlossen wurde. Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn dies aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, offener Vorgänge oder zur Rechtsverteidigung erforderlich ist.

• Anlagen und Screenshots: Sie werden grundsätzlich zusammen mit dem zugehörigen Supportticket gelöscht. Eine frühere Löschung erfolgt, wenn sie für die Bearbeitung und Dokumentation des Supportfalls nicht mehr erforderlich sind und keine Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

• Technische Protokolle und Sicherheitslogs: Sie werden grundsätzlich 30 Tage gespeichert und anschließend gelöscht oder anonymisiert. Bei einem konkreten Sicherheitsvorfall können relevante Protokolle bis zum Abschluss der erforderlichen Aufklärung und rechtlichen Bewertung länger gespeichert werden.

• Cookies und Local-Storage-Einträge: Sie werden entsprechend ihrer tatsächlich festgelegten technischen Laufzeit gelöscht. Eine frühere Löschung erfolgt bei Widerruf einer erforderlichen Einwilligung oder durch manuelle Löschung im Browser beziehungsweise auf dem Endgerät.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten können dazu führen, dass einzelne Daten länger gespeichert werden. In diesem Fall wird der Zugriff auf die Daten auf den erforderlichen Zweck beschränkt. Nach Ablauf der gesetzlichen Frist werden die Daten gelöscht.

Die Löschung erfolgt nach dem internen Lösch- und Aufbewahrungskonzept. Die festgelegten Fristen werden regelmäßig überprüft und bei Änderungen der technischen Systeme, der Verarbeitungszwecke oder der gesetzlichen Anforderungen angepasst.

Bitte übermitteln Sie nur Daten, die für die Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich sind.

Bitte übermitteln Sie insbesondere nicht:

• Passwörter, PINs oder geheime Zugangsdaten

• vollständige Zahlungsdaten oder Kartenprüfnummern

• besondere Kategorien personenbezogener Daten, sofern diese für den Supportfall nicht zwingend erforderlich sind

• personenbezogene Daten Dritter, die für die Bearbeitung nicht benötigt werden

• ungeschwärzte Screenshots oder Dateien mit nicht erforderlichen personenbezogenen Daten

Automatisierte Funktionen können Supportanfragen klassifizieren, zusammenfassen, priorisieren oder an ein Supportteam weiterleiten. Diese Funktionen dienen der Unterstützung des Kundenservice.

Sie treffen keine abschließende Entscheidung über Ihre Vertragsrechte, die Kündigung eines Vertrags, die Erbringung einer Leistung oder eine sonstige rechtliche Stellung. Eine fachliche oder rechtlich erhebliche Entscheidung wird durch einen hierzu berechtigten Mitarbeiter geprüft.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihr Anliegen falsch erfasst, zusammengefasst oder zugeordnet wurde, können Sie eine menschliche Prüfung und Korrektur verlangen.

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO

• Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO

• Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO

• Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO

• Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO

• Recht auf Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO

• Recht, nicht einer ausschließlich automatisierten Entscheidung nach Art. 22 DSGVO unterworfen zu werden, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind

• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an kontakt@infoniqa.com oder datenschutz@heydata.eu wenden.

Wenn Suiteify Daten im Auftrag Ihres Unternehmens verarbeitet, kann die Bearbeitung einzelner Betroffenenanfragen über Ihr Unternehmen als Verantwortlichen erfolgen. Die Zuständigkeit richtet sich nach der jeweiligen Verarbeitung und den vertraglichen Vereinbarungen.

Wenn Sie den Voicebot nicht nutzen möchten oder weder eine Audioaufzeichnung noch eine Verarbeitung über den Voicebot wünschen, können Sie Ihr Anliegen über das Help Center in Ihrem Profil über “Anfrage einreichen” eine Supportanfrage übermitteln.

Allgemeine Datenschutzinformationen oder Kontaktwegen finden Sie unter: https://www.suiteify.com/legal/datenschutz

Wir können diese Datenschutzinformation anpassen, wenn sich technische Funktionen, Dienstleister, Rechtsgrundlagen oder gesetzliche Anforderungen ändern.

Die jeweils aktuelle Fassung wird im Suiteify Help Center veröffentlicht.