Suiteify One Start - Differenzen in der Buchhaltung

Differenz zwischen Bank/Kassensaldo und Kontosaldo im Infoniqa ONE Start

Mögliche Ursachen:

• Buchung an falschem Datum

• Soll/Haben vertauscht

• Falscher Betrag / Zahlendreher

• Buchung wurde gelöscht

Differenz finden:

Als Erstes sollte der Zeitpunkt, ab welchem die Differenz auftritt, bestimmt werden. Dafür empfehlen wir die Auswertung «Bilanz» unter dem Menüpunkt Auswertungen – Buchhaltung. Die erste Kontrolle der Bilanz erfolgt per Stichtag der letzten Saldokontrolle:

Saldo stimmt bereits nicht mehr überein

Wenn der Saldo nachträglich nicht mehr übereinstimmt, wurden in diesem Zeitraum Buchungen nachträglich verändert oder neue hinzugefügt. Infoniqa ONE Start protokolliert jeweils die letzte Änderung einer Buchung und dadurch finden Sie die Differenz ganz leicht über die Buchungsübersicht.

Über den Menüpunkt Buchhaltung die Buchungsübersicht öffnen

Bei Von – Bis den Zeitraum der offenen Geschäftsjahre bis zum Stichtag der letzten Saldokontrolle eingeben und mit der Enter-Taste bestätigen:

Mit rechter Maustaste auf die Spalte «Update Zeitstempel» klicken und «Sortieren nach ‘Update Zeitstempel’» auswählen:

Standardmässig erfolgt die Sortierung absteigend. Um aufsteigend zu sortieren klicken Sie auf den kleinen Pfeil:

Nun sehen Sie auf den ersten Blick welche Buchungen nachträglich geändert oder neu gebucht wurden und können diese mittels Doppelklick aufrufen und korrigieren:

Falls keine geänderte Buchung aufgeführt wird, könnte es sich auch um eine gelöschte Buchung handeln. Eine Übersicht aller gelöschten Buchungen finden Sie unter Buchhaltung – Buchungen – Papierkorb anzeigen:

Falls es sich um eine fälschlich gelöschte Buchung handelt, können Sie diese wiederherstellen:

Saldo stimmt noch überein

Die Differenz entstand somit im Zeitraum zwischen der letzten und der aktuellen Saldokontrolle. Um diese Differenz zu finden ist eine Eingrenzung nach Datum notwendig.

Über den Menüpunkt Auswertungen – Kontoauszug den Zeitraum der Differenz, das Konto, welches die Differenz ausweist und die Sortierung nach Datum wählen:

Auf der rechten Seite wird jeweils der laufende Saldo angezeigt, diesen können Sie mit dem auf dem Bankkonto vergleichen. In meinem Beispiel stimmt der Saldo bis zum 25.06.2019 überein. Somit führt die letzte Buchung zur Differenz. Mit Klick auf die Belegnummer kann diese korrigiert werden:

Um die Suche zu vereinfachen empfehlen wir Ihnen die Eingrenzung nach Tagen. Das folgende Schema hilft Ihnen dabei:

Differenz zwischen Bilanz und Erfolgsrechnung

Mögliche Ursachen:

• Saldi auf Konten mit Typ «Neutral»

• Vorjahresgewinn/Verlust nicht verbucht

Saldi auf Konten mit Typ «Neutral»:

Infoniqa ONE Start hat zusätzlich zu den Kategorien Bilanz und Erfolgsrechnung die Kategorie Neutral. Konten dieser Kategorie erscheinen weder in der Bilanz und Erfolgsrechnung und führen somit zu einer Differenz, wenn Saldi vorhanden sind.

1. Über den Menüpunkt Stammdaten – Konten öffnen Sie die Konten
   

2. Tätigen Sie nun einen Rechtsklick auf die Spalte «Kategorie» und wählen Sie «Sortieren nach ‘Kategorie’»

3. Wenn Sie nun ganz ans Ende der Liste scrollen (oder mittels Tastenkombination Ctrl+End) sehen Sie die neutralen Konten. In diesem Beispiel hat es auf beiden Konten einen Saldo!

4. Ein Saldo auf dem Konto 9000 (Jahresgewinn/Jahresverlust) ist ein Zeichen, dass der Jahresgewinn nicht verbucht wurde, um dies nachzuholen folgen Sie dieser Anleitung: Vorjahresgewinn nicht verbucht

5. Der Saldo auf weiteren neutralen Konten muss kontrolliert und auf ein Aktiv- oder Passivkonto umgebucht werden:

Vorjahresgewinn nicht verbucht:

1. Als ersten Schritt öffnen Sie die Bilanz und die Erfolgsrechnung per 31.12. des aktuellen Geschäftsjahres über den Menüpunkt Auswertungen – Buchhaltung:

2. Nun vergleichen Sie ob der Gewinn der Bilanz mit dem Gewinn der Erfolgsrechnung übereinstimmt. In diesem Beispiel haben wir in der Bilanz einen viel höheren Gewinn als in der Erfolgsrechnung:

3. Dies bedeutet, dass der Vorjahresgewinn (in diesem Beispiel des Jahres 2017) nicht korrekt verbucht wurde. Beim Abschluss des Geschäftsjahres (Extras – Geschäftsjahrabschliessen) werden alle ER-Konti, über das in den Stammdaten -  Dossiereinstellungen - Allgemein hinterlegte Abschlusskonto Erfolgsrechnung saldiert. Der daraus entstehende Saldo (Gewinn oder Verlust) wird auf dieses Konto gebucht und muss mit einer zusätzlichen Buchung auf ein Bilanzkonto (z.B. 2979) umgebucht werden:

4. Um den zu verbuchenden Gewinn oder Verlust herauszufinden, öffnen Sie die Bilanz per 31.12. des Vorjahres:

5. Die Gewinnverbuchung kann über eine Einfachbuchung erstellt werden. Da das Geschäftsjahr 2017 in diesem Beispiel bereits abgeschlossen wurde, muss als Datum der 01.01.2018 gewählt werden, mit OK bestätigen Sie die Buchung:

6. Gewinn: Es fehlt an Aufwand, ER-Konto steht somit im Soll: 9000 / 2979

7. Verlust: Es fehlt an Ertrag, ER-Konto steht somit im Haben: 2979 / 9000

8. Beim erneuten Aufruf der Bilanz und Erfolgsrechnung stimmt der Gewinn nun überein: