Suiteify One Start - Filebasierte Schnittstelle (Import / Export)

Stammdaten

Stammdaten wie Kunden, Lieferanten, Artikel, usw. können ganz einfach über die Import-Funktion von Infoniqa ONE Start importiert werden:

Die Importe können sehr flexibel konfiguriert werden, z. B. können auch Excel Files / CSV usw. importiert und dabei jeweils die Spalten der passenden Datenbankfeldern zugewiesen werden. Auch ein "Update" von bestehenden Daten ist möglich.

Bewegungsdaten

Buchungen, Kunden- und Lieferantenbelege (OP's) können auf Grund ihrer Komplexität nicht einem so in beliebigem Format importiert werden.

Die importierten Files müssen exakt der vorgegebenen Struktur entsprechen.

Import-Schnittstelle Fibu-Buchungen

Allgemein

Die anschliessend beschriebene Schnittstelle wird benutzt, um reine Finanzbuchhaltungs-Buchungen einzulesen. Der Import wird über die standardisierte Schnittstelle vorgenommen.

Import Einschränkungen

Ein definitiver Import wird erst ausgeführt, wenn alle Buchungen fehlerlos sind. Es werden also entweder alle oder keine Buchungen eingelesen.

Erstellen:

Es können nur neue Buchungen erstellt werden.

Updaten:

Es werden keine bestehenden Buchungen überschrieben. Auch wenn die Buchung bereits importiert wurde, kann diese nicht wiedererkannt werden und wird somit mit einem neuen Primärschlüssel nochmals importiert.

Löschen:

Es werden keine Buchungen gelöscht.

Es ist nicht möglich, Buchungen in den Papierkorb zu importieren. Es werden nur aktuell gültige Buchungen eingelesen.

Voraussetzungen

Damit ein korrekter Import von Fibu-Buchungen gewährleistet werden kann, müssen folgende Kriterien erfüllt sein:

• Die zu importierenden Daten müssen exakt nach dem Schnittstellenbeschrieb vorhanden sein.

• Die in den Zeilen verwendeten Konti müssen in der importierenden Datenbank vorhanden und konfiguriert sein.

• Die in den Zeilen verwendeten MwSt-Codes müssen in der importierenden Datenbank vorhanden und konfiguriert sein.

• Es werden nur Fibu-Buchungen eingelesen. Keine Buchungen von Nebenbüchern.

• Es werden nur Buchungen innerhalb des aktuellen Buchungszeitraumes (aktuelles und nächstes Jahr) eingelesen.

• Es dürfen/können keine Abschlussbuchungen importiert werden, da dies eine Jahresabschluss-Prozedur zur Folge hätte, welche nicht von einer Importschnittstelle ausgeführt werden kann.

• Eröffnungsbuchungen können eingelesen werden, sofern sie im aktuellen Buchungsjahr getätigt wurden.

• Die erste Zeile kann die Feldbeschreibung beinhalten.

Schnittstellen-Beschrieb

Datei-Typ

Das einzulesende File muss vom Typ “.csv“ sein. Die einzelnen Felder werden durch ein Semikolon getrennt. Am Ende einer Zeile befindet sich kein Semikolon, dafür ein CR LF.

Aufbau einer Buchung

Buchungskopf-Zeilen

Jede Buchung hat immer eine Buchungskopf-Zeile.

Buchungszeilen-Zeilen

Jede Buchung hat immer mindestens zwei Buchungszeilen-Zeilen.

Soll / Haben Zeilen

Es gibt immer eine Zeile für den Soll-Teil und eine Zeile für den Haben-Teil der Buchung. Bei Sammelbuchungen können auch mehrere Soll- oder Haben-Zeilen vorkommen.

• Eine Zeile definiert immer die folgenden Werte:

• Buchungstyp (Soll oder Haben)

• Konto

• Betrag

• MwSt-Bezugs-Art

• …

MwSt-Zeilen

Jede Buchungszeile muss also eine MwSt-Bezugs-Art haben: Die folgenden drei Arten existieren:

• Nicht Steuerpflichtig

• Steuerpflichtig

• Steuerbetrag

Eine Steuerbetrags-Zeile bezieht sich im Normalfall immer auf eine Steuerpflicht-Zeile. Deshalb wird in der Steuerbetrags-Zeile eine Referenz auf die Steuerpflicht-Zeile gespeichert (Feld: Steuerpfl. MwSt-Buchung).

Eine Steuerbetrags-Zeile ohne dazugehörige Steuerpflicht-Zeile kommt nur vor, wenn direkt auf ein MwSt-Konto gebucht wird (siehe unten: EB7)

Umgekehrt kann es vorkommen, dass eine (oder zwei) Steuerpflicht-Zeilen vorkommen, jedoch kein MwSt-Code erfasst ist. In diesem Falle wird keine Steuerbetrags-Zeile benötigt, da kein MwSt-Betrag gebucht werden muss.

Buchungsfälle Buchungen

Einfache Buchungen

Sammelbuchungen

Aufbau der Zeilen

Beispiele Einfache Buchungen EB1-EB7

0;932;25.02.2010;324;Beispiel EB1;50.00;50.00;;;CHF;0;;;;;;;;;;;;;;;;;;

1;;;;;;;;;;;;2515;932;1000;CHF;Beispiel EB1;50.00;;0.00;0;Nicht steuerpflichtig;Soll;;25.02.2010;0;50.00;50.00;0

2;;;;;;;;;;;;2516;932;1010;CHF;Beispiel EB1;50.00;;0.00;0;Nicht steuerpflichtig;Haben;;25.02.2010;0;50.00;50.00;0

0;933;25.02.2010;325;Beispiel EB2;50.00;50.00;;;CHF;0;;;;;;;;;;;;;;;;;;

1;;;;;;;;;;;;2517;933;1000;CHF;Beispiel EB2;50.00;;0.00;0;Nicht steuerpflichtig;Soll;;25.02.2010;0;50.00;50.00;0

2;;;;;;;;;;;;2518;933;3200;CHF;Beispiel EB2;50.00;;0.00;0;Nicht steuerpflichtig;Haben;;25.02.2010;0;50.00;50.00;0

0;934;25.02.2010;326;Beispiel EB3;50.00;50.00;;;CHF;0;;;;;;;;;;;;;;;;;;

1;;;;;;;;;;;;2519;934;1000;CHF;Beispiel EB3;50.00;;0.00;0;Nicht steuerpflichtig;Soll;;25.02.2010;0;50.00;50.00;0

2;;;;;;;;;;;;2520;934;3200;CHF;Beispiel EB3;50.00;SUBV0;0.00;0;Steuerpflichtig;Haben;;25.02.2010;0;50.00;50.00;100

0;935;25.02.2010;327;Beispiel EB4;53.80;53.80;;;CHF;0;;;;;;;;;;;;;;;;;;

1;;;;;;;;;;;;2521;935;1000;CHF;Beispiel EB4;53.80;;0.00;0;Nicht steuerpflichtig;Soll;;25.02.2010;0;53.80;53.80;0

1;;;;;;;;;;;;2522;935;3200;CHF;Beispiel EB4;50.00;USt76;7.60;0;Steuerpflichtig;Haben;;25.02.2010;0;50.00;50.00;100

2;;;;;;;;;;;;2523;935;2200;CHF;Beispiel EB4 - USt76;3.80;USt76;7.60;2522;Steuerbetrag;Haben;;25.02.2010;0;3.80;3.80;100

0;936;25.02.2010;328;Beispiel EB5;50.00;50.00;;;CHF;0;;;;;;;;;;;;;;;;;;

1;;;;;;;;;;;;2524;936;4200;CHF;Beispiel EB5;50.00;;0.00;0;Nicht steuerpflichtig;Soll;;25.02.2010;0;50.00;50.00;0

2;;;;;;;;;;;;2525;936;3200;CHF;Beispiel EB5;50.00;;0.00;0;Nicht steuerpflichtig;Haben;;25.02.2010;0;50.00;50.00;0

0;937;25.02.2010;329;Beispiel EB6;50.00;50.00;;;CHF;0;;;;;;;;;;;;;;;;;;

1;;;;;;;;;;;;2526;937;1000;CHF;Beispiel EB6;50.00;;0.00;0;Nicht steuerpflichtig;Soll;;25.02.2010;0;50.00;50.00;0

2;;;;;;;;;;;;2527;937;2200;CHF;Beispiel EB6;50.00;;0.00;0;Nicht steuerpflichtig;Haben;;25.02.2010;0;50.00;50.00;0

0;939;25.02.2010;331;Beispiel EB7;50.00;50.00;;;CHF;0;;;;;;;;;;;;;;;;;;

1;;;;;;;;;;;;2530;939;1000;CHF;Beispiel EB7;50.00;;0.00;0;Nicht steuerpflichtig;Soll;;25.02.2010;0;50.00;50.00;0

2;;;;;;;;;;;;2531;939;2200;CHF;Beispiel EB7;50.00;USt76;7.60;0;Steuerbetrag;Haben;;25.02.2010;0;50.00;50.00;100

Beispiele Sammelbuchungen SB2-SB4

0;948;25.02.2010;332;Beispiel SB2;50.00;50.00;;;CHF;0;;;;;;;;;;;;;;;;;;

1;;;;;;;;;;;;2549;948;1000;CHF;Beispiel SB2;50.00;;0.00;0;Nicht steuerpflichtig;Haben;;25.02.2010;0;50.00;50.00;0

1;;;;;;;;;;;;2550;948;1010;CHF;Beispiel SB2;25.00;;0.00;0;Nicht steuerpflichtig;Soll;;25.02.2010;0;25.00;25.00;0

2;;;;;;;;;;;;2551;948;1020;CHF;Beispiel SB2;25.00;;0.00;0;Nicht steuerpflichtig;Soll;;25.02.2010;0;25.00;25.00;0

0;949;25.02.2010;336;Beispiel SB3;50.00;50.00;;;CHF;0;;;;;;;;;;;;;;;;;;

1;;;;;;;;;;;;2557;949;1000;CHF;Beispiel SB3;50.00;;0.00;0;Nicht steuerpflichtig;Soll;;25.02.2010;0;50.00;50.00;0

1;;;;;;;;;;;;2558;949;3200;CHF;Beispiel SB3;23.23;USt76;7.60;0;Steuerpflichtig;Haben;;25.02.2010;0;23.23;23.23;100

1;;;;;;;;;;;;2559;949;2200;CHF;Beispiel SB3 - USt76;1.77;USt76;7.60;2558;Steuerbetrag;Haben;;25.02.2010;0;1.77;1.77;100

2;;;;;;;;;;;;2560;949;3201;CHF;Beispiel SB3;25.00;;0.00;0;Nicht steuerpflichtig;Haben;;25.02.2010;0;25.00;25.00;0

0;950;25.02.2010;334;Beispiel SB4;50.00;50.00;;;CHF;0;;;;;;;;;;;;;;;;;;

1;;;;;;;;;;;;2566;950;1000;CHF;Beispiel EB4;50.00;;0.00;0;Nicht steuerpflichtig;Soll;;25.02.2010;0;50.00;50.00;0

1;;;;;;;;;;;;2567;950;3200;CHF;Beispiel SB4;23.23;USt76;7.60;0;Steuerpflichtig;Haben;;25.02.2010;0;23.23;23.23;100

1;;;;;;;;;;;;2568;950;2200;CHF;Beispiel SB4 - USt76;1.77;USt76;7.60;2567;Steuerbetrag;Haben;;25.02.2010;0;1.77;1.77;100

1;;;;;;;;;;;;2569;950;3201;CHF;Beispiel SB4;23.23;USt76;7.60;0;Steuerpflichtig;Haben;;25.02.2010;0;23.23;23.23;100

2;;;;;;;;;;;;2570;950;2200;CHF;Beispiel SB4 - USt76;1.77;USt76;7.60;2569;Steuerbetrag;Haben;;25.02.2010;0;1.77;1.77;100

Beispiel EB4 mit Fremdwährung

0;1;25.02.2010;339;Beispiel EB4 mit Fremdwährung;215.20;322.80;;;EUR;1.5;;;;;;;;;;;;;;;;;;

1;;;;;;;;;;;;10;1;1011;EUR; Beispiel EB4 mit Fremdwährung;215.20;;0.00;0;Nicht steuerpflichtig;Soll;;25.02.2010;1.5;215.20;322.80;0

1;;;;;;;;;;;;11;1;3210;EUR; Beispiel EB4 mit Fremdwährung;200.00;USt76;7.60;0;Steuerpflichtig;Haben;;25.02.2010;1.5;200.00;300.00;100

2;;;;;;;;;;;;12;1;2200;CHF; Beispiel EB4 mit Fremdwährung - USt76;15.20;USt76;7.60;11;Steuerbetrag;Haben;;25.02.2010;0;22.80;22.80;100

Import Ausführen

Die Importe werden unter DateiàOptionenàImporte Verwalten… verwaltet. Im Ordner Buchungen importieren ist bereits eine vorkonfigurierte Import-Datei vorhanden. Stehen die einzulesenden Belege wie oben beschrieben in einer csv-Datei bereit, muss jetzt nur noch der Knopf Ausführen betätigt werden und anschliessend die gewünschte Datei ausgelesen werden:

Import Protokoll

Am Ende jedes Imports wird in einem kleinen Protokoll angezeigt, welche Buchungen eingelesen wurden. Dieses Protokoll kann ausgedruckt oder als Liste angezeigt werden. Ebenso können die Zeilen markiert und z.B. in ein Excel-Sheet kopiert werden:

Import Fehler

Falls beim Import Fehler auftreten sollten, werden diese ebenfalls in einem Protokoll angezeigt. Die jeweilige Zeilennummer bezieht sich immer auf die letzte Zeile einer ganzen Buchung:

Export-Schnittstelle Fibu-Buchungen

Allgemein

Infoniqa ONE Start bietet die Möglichkeit, Finanzbuchhaltungs-Buchungen zu exportieren.

Schnittstellen-Beschrieb

Datei-Typ

Die Export-Funktion erstellt eine “.csv“-Datei. Die einzelnen Felder werden durch ein Semikolon getrennt.

Aufbau einer Buchung

Buchungskopf-Zeilen

Jede Buchung hat immer eine Buchungskopf-Zeile.

Buchungszeilen-Zeilen

Jede Buchung hat immer mindestens zwei Buchungszeilen-Zeilen.

Soll / Haben Zeilen

Es gibt immer eine Zeile für den Soll-Teil und eine Zeile für den Haben-Teil der Buchung. Bei Sammelbuchungen können auch mehrere Soll- und/oder Haben-Zeilen vorkommen.

Jede Buchungszeile hat eine MwSt-Bezugs-Art: Die folgenden drei Arten existieren:

• Nicht Steuerpflichtig

• Steuerpflichtig

• Steuerbetrag

Eine Steuerbetrags-Zeile bezieht sich im Normalfall immer auf eine Steuerpflicht-Zeile. Deshalb wird in der Steuerbetrags-Zeile eine Referenz auf die Steuerpflicht-Zeile gespeichert (Feld: Steuerpfl. MwSt-Buchung).

Eine Steuerbetrags-Zeile ohne dazugehörige Steuerpflicht-Zeile kommt nur vor, wenn direkt auf ein MwSt-Konto gebucht wird (siehe unten: EB7)

Umgekehrt kann es vorkommen, dass eine (oder zwei) Steuerpflicht-Zeile vorkommt, jedoch kein MwSt-Code erfasst ist. In diesem Falle wird keine Steuerbetrags-Zeile benötigt, da kein MwSt-Betrag gebucht werden muss.

Buchungsfälle Buchungen

Die folgenden Buchungsfälle werden Exportiert

Einfache Buchungen

Sammelbuchungen

Aufbau der Zeilen

Beispiele Einfache Buchungen EB1-EB7

Beispiele Sammelbuchungen SB2-SB4

Beispiel EB4 mit Fremdwährung

Export Ausführen

Der Export wird unter ExtrasàExporteàExport Buchungen ausgeführt.

Import-Schnittstelle OP-Belege

Allgemein

Die anschliessend beschriebene Schnittstelle wird benutzt, um OP-Belege einzulesen. Der Import wird über die standardisierte Schnittstelle vorgenommen.

Import Einschränkungen

Ein definitiver Import wird erst ausgeführt, wenn alle OP-Belege fehlerlos sind. Es werden also entweder alle oder keine Belege eingelesen.

Erstellen:

Es können nur neue Belege erstellt werden.

Updaten:

Es werden keine bestehenden Belege überschrieben. Auch wenn der Beleg bereits importiert wurde, kann dieser nicht wiedererkannt werden und wird somit mit einem neuen Primärschlüssel nochmals importiert.

Löschen:

Es werden keine Belege gelöscht.

Voraussetzungen

Damit ein korrekter Import von OP-Belegen gewährleistet werden kann, müssen folgende Kriterien erfüllt sein:

• Die zu importierenden Daten müssen exakt nach dem Schnittstellenbeschrieb vorhanden sein.

• Die verwendeten Kundennummern/Lieferantennummern müssen in der importierenden Datenbank vorhanden und konfiguriert sein.

• Die verwendeten Fibu-Konti müssen in der importierenden Datenbank vorhanden und konfiguriert sein.

• Die verwendeten MwSt-Codes müssen in der importierenden Datenbank vorhanden und konfiguriert sein.

• Es werden nur OP-Belege eingelesen.

• Es werden nur OP-Belege innerhalb des aktuellen Buchungszeitraumes (aktuelles und nächstes Jahr) eingelesen.

• Es können keine Dokumente (Rechnung, Lieferschein…), Zahlungen oder Ausgleiche eingelesen werden.

• Die erste Zeile kann die Feldbeschreibung beinhalten.

Schnittstellen-Beschrieb

Datei-Typ

Das einzulesende File muss vom Typ “.csv“ sein. Die einzelnen Felder werden durch ein Semikolon getrennt. Am Ende einer Zeile befindet sich kein Semikolon, dafür ein CR LF.

Aufbau einer Buchung

Kopfzeile

Jeder OP-Beleg hat immer genau eine Kopfzeile.

Positionszeile

Jede Buchung hat immer mindestens eine Positionszeile.

OP-Belege

Aufbau der Zeilen

Beispiele

Beispiel mit Fremdwährung

Import Ausführen

Die Importe werden unter DateiàOptionenàImporte Verwalten… verwaltet. Im Ordner Kundenbelege/Lieferantenbelege ist bereits eine vorkonfigurierte Import-Datei vorhanden. Stehen die einzulesenden Belege wie oben beschrieben in einer csv-Datei bereit, muss jetzt nur noch der Knopf Ausführen betätigt werden und anschliessend die gewünschte Datei ausgelesen werden:

Import Protokoll

Am Ende jedes Imports wird ein kleines Protokoll angezeigt, welche Belege eingelesen wurden. Dieses Protokoll kann ausgedruckt oder als Liste angezeigt werden. Ebenso können die Zeilen markiert und z.B. in ein Excel-Sheet kopiert werden:

Import Fehler

Falls beim Import Fehler auftreten sollten, werden diese ebenfalls in einem Protokoll angezeigt. Die jeweilige Zeilennummer bezieht sich immer auf die letzte Zeile eines ganzen Beleges:

Export-Schnittstelle OP-Belege

Allgemein

Infoniqa ONE Start bietet die Möglichkeit, OP-Belege zu exportieren.

Schnittstellen-Beschrieb

Datei-Typ

Die Export-Funktion erstellt eine “.csv“-Datei. Die einzelnen Felder werden durch ein Semikolon getrennt.

Aufbau eines OP Beleges

Kopfzeile

Jeder OP-Beleg hat immer genau eine Kopfzeile.

Positionszeile

Jede Buchung hat immer mindestens eine Positionszeile.

OP-Belege

Aufbau der Zeilen

Beispiele:

Beispiel mit Fremdwährung:

Import Ausführen

Der Export für OP-Kunden wird unter ExtrasàExporteàExport OP-Kunden ausgeführt.

Der Export für OP-Lieferanten wird unter ExtrasàExporteàExport OP-Lieferanten ausgeführt.