Damit Sie von den neuen Funktionen profitieren können, müssen Sie die Datenbank Ihrer bestehenden Mandanten (Buchhaltungen) auf Microsoft SQL wechseln.

Dabei unterstützt Sie das separate Programm Btrieve2Sql "Migrationstool Btrieve zu SQL".

Die SQL-Datenbank bietet im Bereich des Rechnungswesen/Finanz eine Vielzahl von neuen Funktionen, so zum Beispiel der Digitale Kontoabgleich.

Hinweis: Bitte stellen Sie sicher, dass Sie von allen Ihren Mandanten (Buchhaltungen) eine aktuelle Datensicherung haben.

Empfehlung: Wir empfehlen, dass Sie zuerst eine etwas kleinere Buchhaltung auf die neue Microsoft SQL Datenbank migrieren. Anschliessend können Sie sich mit den neuen Funktionen vertraut machen sowie sich an das neue Erscheinungsbild in einzelnen Masken gewöhnen.

Migrationstool Btrieve zu SQL

Für was ist das Migrationstool Btrieve zu SQL

Das Modul Rechnungswesen mit der SQL-Datenbank bietet eine Vielzahl von neuen Funktionen. Zum Beispiel können Kontenbrowser sowie Browser in den Nebenbücher gruppiert und sortiert werden. Weitere interessante Funktionen und Unterschiede stellt Ihnen der folgende Beitrag vor: SQL Funktionen und Unterschiede

Damit Sie von den neuen Funktionen profitieren können, müssen Sie die Datenbank Ihrer bestehenden Mandanten auf Microsoft SQL wechseln. Dabei unterstützt Sie das Migrationstool Btrieve zu SQL.

Wir empfehlen die Migration auf SQL mit der Version 2025 durchzuführen. Da dort die Vorbereitungsarbeiten entfallen. Falls Sie mit einer tieferen Version die Migrationen durchführen, finden Sie hier noch eine Anleitung für die Vorbereitungsarbeiten: Vorbereitungsarbeiten

Video:

In folgendem Beitrag finden Sie noch ein E-Learning zum Thema Migrationstool: E-Learning

Migrationstool Btrieve zu SQL starten

Bei der Installation besteht die Möglichkeit, das Rechnungswesen Programm mit der bisherigen Datenbank (Btrieve) oder parallel mit MSSQL Server / Btrieve zu installieren.

Nach der Installation und Aktivierung des Lizenzschlüssels finden Sie im Infofenster unter «Details» die spezielle Option «SQL Server».

Durch diese Lizenz kann unter dem Windows Startmenü, Start – Alle Programme – Infoniqa ONE 50 Finanz das «Migrationstool Btrieve zu SQL» aufgerufen werden.

Btrieve Mandanten auf SQL Express migrieren

Mit SQL-Server verbinden

Im Migrationstool muss zuerst die Verbindung zum SQL-Server hergestellt werden. Wählen Sie dafür unten rechts den Button «Mit SQL-Server Verbinden» an.

Standardmässig arbeitet ONE 50 mit dem MSSQL Benutzer

Benutzername: Master
Passwort: sesam

Falls mit eigenen Instanzen und SQL-Benutzer gearbeitet wird, können diese in den entsprechenden Konfigurationsdateien angepasst werden.

Mandant wählen

In einem zweiten Schritt wählen Sie den bestehenden Actian Mandant an. Fangen Sie mit dem aktuellsten Geschäftsjahr an.

Hinweis: Bitte stellen Sie sicher, dass Sie vor der Migration eine Datensicherung vom Mandant erstellt haben.

Migration Stammdaten

Standardmässig sind die Stammdaten «Bankenstamm und Postleitzahl» im Ordner «Stamm» in Ihrem Mandantenverzeichnis abgelegt. Ihre Mandanten verweisen durch die Pfadangabe unter «Extras – Optionen – Einstellungen – Sektion ‘’Dateien’’» auf diesen Stamm Ordner.
Neu werden die Stammdaten in einem SQL-Mandanten in einem separaten ‘’SharedData’’
Datenbank ausserhalb der Mandanten Datenbank abgelegt. Alle Daten, die als Stammdaten behandelt werden sollen, müssen in der gleichen Datenbank abgelegt werden.
Die Einstellungen zur Migration von Stammdaten nehmen Sie, nachdem Sie den Mandanten gewählt haben, im Register Stammdaten vor.

In den meisten Fällen ist Bank und PLZ zu migrieren. Prüfen Sie, ob die beiden Checkboxen aktiviert sind. Auch ist im Register Stammdaten die Verbindung zum SQL-Server definiert. Es besteht die Möglichkeit, Mandanten auf einem komplett anderen Server zu haben als die Stammdaten. Diese Angaben können unter Detail gemacht werden. Dazu muss angegeben werden, wie der Server heisst, wie die Instanz heisst und das Passwort, damit auf den Server verbunden werden kann. Mit der Checkbox «Tabellen überschreiben» können Sie bereits migrierte Stammdaten auf der Datenbank überschreiben.

Migration starten

Die Migration starten Sie mit Klick auf «Migrieren».

Anfangs wird ein Check durchgeführt. Dieser prüft diverse Einstellungen im betreffenden Mandanten. Erst wenn der Check erfolgreich verlief, beginnt die eigentliche Migration zu laufen. Nachdem der Mandant erfolgreich migriert wurde, können Sie den Mandanten im Modul Rechnungswesen öffnen und von den neuen Funktionen unter der SQL Datenbank profitieren.

Hinweis:
Da eine Migration des kompletten Actian Mandanten (Konten, Kontenplan, Buchungen, Debitoren, Kreditoren etc.) durchgeführt wird, kann die Migration bei grösseren Mandanten etwas Zeit in Anspruch nehmen.

MSSQL-Mandanten

Neu mandant.xml und nicht mehr sfbini.dat

Wenn Sie einen SQL-Mandanten öffnen, heisst die zu öffnende Datei nicht mehr «sfbini.dat» sondern «mandant.xml». Der Filter im «Mandant wählen» Dialog wurde entsprechend angepasst.

In diesem File wird die Serverkonfiguration spezifisch für diesen Mandanten nochmals hinterlegt. Der Grund dafür ist, dass die beiden MSSQL-Dateien im Verzeichnis von Microsoft SQL Server gespeichert sind und nicht im Mandantenverzeichnis wie bei Btrieve.

Datensicherung

Bei der Mandantensicherung besteht ein wichtiger Unterschied zwischen Btrieve- und SQL-Mandanten. MSSQL-Mandanten können nicht mehr einfach kopiert werden, da die Datenbanktabellen nicht im Mandantenverzeichnis gespeichert sind, sondern im SQL-Verzeichnis. Datensicherungen und Datenwiederherstellungen können folge dessen nur noch über das Programm Menü – Datei – Mandant sichern… und Mandant laden… ausgeführt werden!

Um Ihnen die Datensicherung von SQL Mandanten zu erleichtern, empfehlen wir Ihnen ein Back-Up Tool. Weitere Infos finden Sie unter folgendem Link: Backup-Tools

Vorbereitungsarbeiten (entfallen ab Version 2025!)

Mandanten mit dem Basismandanten ergänzen

Fehlende Mandantendateien blockieren die Migration. Deshalb muss der Mandant vor der Migration mit dem Basismandanten ergänzt werden: Mandant mit dem Basis ergänzen

Mandanten konvertieren

Damit Sie die Migration auf SQL vornehmen können, muss der Mandant konvertiert werden.
Sollte das Fenster für die Konvertierung nicht automatisch beim öffnen der Buchhaltung erscheinen, können Sie den Konvertierungs-Assistenten auch manuell öffnen. Diesen finden Sie unter: Extras / Administration / Mandant konvertieren.

ACHTUNG:
Bitte beachten Sie, dass nach einer Konvertierung des Mandanten ein Austausch mit dem Treuhänder / Kunden eventuell nicht mehr möglich ist.

Vorjahres Mandanten Verknüpfung auflösen

In manchen Fällen kommt beim Beginn der Migration eine Fehlermeldung betreffend dem Vorjahres Mandanten. Deshalb ist es von Vorteil, die Verknüpfung bereits vor der Migration aufzulösen.
Die Verknüpfung können Sie unter: Extras / Optionen im Register Mandanten entfernen.

Bitte denken Sie daran, die Verknüpfung nach erfolgreicher Migration auf SQL wieder zu hinterlegen.

Zahlungsläufe bereinigen

Offene noch nicht verbuchte Zahlungsläufe blockieren ebenfalls die Migration. Deshalb ist es zwingend, dass Sie vor Beginn der Migration die offenen Zahlungsläufe entweder verbuchen oder auflösen.

Neues Mahntool aktivieren

Bei Kunden, welche noch mit dem alten Mahntool arbeiten oder das Mahntool nicht benötigen erscheint eine Meldung, da bei der Migration nur das neue Mahntool aktiviert sein darf.
Wenn Sie auf Zahlungsverkehr / Mahnungen / Mahnliste klicken, sollte die Abfrage nach dem neuen oder alten Mahntool erscheinen.

Sollte diese Abfrage nicht erscheinen und sich bei Ihnen das alte Mahntool öffnen, können Sie die Abfrage unter Extras / Optionen / Register Einstellungen / Sektion Debitoren beim Schlüssel 500 mit dem Wert neu auf 0 stellen wieder reaktivieren.

Danach erscheint die Abfrage beim Öffnen vom Mahntool und Sie können auf neues Mahntool klicken und die Checkbox «nicht mehr abfragen» aktivieren.

Wichtig ist, dass Sie im neuen Mahntool unten rechts auf konvertieren und speichern klicken, bevor Sie das Mahntool wieder schliessen.

Suiteify One 50 - Wie migriere ich einen ONE 50 Finanz Mandanten auf SQL mit dem Btrieve2SQL Tool?